Le amministrazioni comunali sono giudicate in base alla loro capacità di governare e i funzionari sono spesso valutati in base alla loro velocità di reazione e alla loro capacità di comunicazione. Il comune di Denville, nel New Jersey (negli Stati Uniti), lavora costantemente per essere più reattivo e utile per i suoi 16.000 cittadini. Anche un piccolo Comune come Denville, con circa 125 dipendenti comunali, deve garantire un accesso sicuro alle proprie comunicazioni, e uno degli elementi più importanti è la posta elettronica.

L'archiviazione della posta in soccorso del Comune

"Forniamo regolarmente email come parte delle richieste di fornitura di documenti pubblici", ha spiegato John Ciardi, responsabile delle strutture del Comune.

Ciò significa che tutti i messaggi devono essere archiviati in modo sicuro e organizzati per un recupero facile e veloce. Tutto questo viene fornito da GFI Archiver®.

"Nel Comune di Denville, in New Jersey, utilizziamo GFI Archiver dal 2009. Funziona sempre in modo perfetto e l'eccellente supporto tecnico è sempre disponibile quando necessario", ha detto Ciardi. "Abbiamo esaminato anche altri prodotti ma non abbiamo trovato un modo altrettanto economico ed efficace per archiviare la nostra posta elettronica".

Per molte aziende l'archiviazione della posta è indubbiamente utile. Per altre, è un'esigenza reale e definita. Per il Comune di Denville, è un'esigenza assoluta.

Il comune è gestito da un Sindaco e dal Consiglio comunale, i cui sette membri sono eletti per quattro anni. In quanto ente pubblico, deve seguire regole precise per garantire un'amministrazione aperta e trasparente. Una di queste regole è il libero accesso alle informazioni pubbliche non riservate. Ciò significa che tutte le comunicazioni di posta elettronica devono essere conservate in modo da poter essere consultate in caso di richiesta.

"Dobbiamo archiviare la posta elettronica per essere in grado di rispettare la legge sull'accesso alle informazioni pubbliche, l'Open Public Records del New Jersey", ha detto Ciardi. "È la cosa che ci preoccupa di più. Diciamo sempre ai dipendenti di non cancellare le email, ma non sappiamo se lo fanno davvero. Con Archiver se non riescono a trovarle, sono sicuro di averne una copia".

In base a queste regole, il Comune deve conservare "tutto ciò che è una comunicazione tra un dipendente pubblico e un soggetto esterno. Per comunicazione si intende un documento scritto o elettronico, non possiamo fare distinzione tra i due", ha aggiunto.

Le richieste di documenti pubblici arrivano continuamente, il più delle volte da avvocati o da altre parti in causa, e il Comune deve essere pronto a soddisfarle.

"Di recente c'è stato un caso di un grande progetto che a un certo punto si è arenato. Una persona sosteneva una cosa, un'altra qualcosa di diverso, e un nostro dipendente diceva che nessuno dei due aveva detto nulla di simile. Abbiamo dovuto ritrovare le email di tutte le parti in causa e consegnarle agli avvocati, in modo che potessero capire cosa era realmente successo", ha spiegato Ciardi.

Altri casi riguardano dipendenti scontenti che sono stati licenziati. "I loro avvocati affermano sempre che erano state inviate email che dicevano varie cose, e le richiedono sempre. Potrei esaminare le email in modo normale, ma non avrei modo di sapere se qualcosa è stato cancellato. Quindi guardo in Archiver e riesco a trovare tutto", ha detto Ciardi.

Archiver è fondamentale per risolvere le controversie, e questo è uno dei suoi vantaggi più importanti.

"Mi capita spesso che qualcuno mi dica di aver inviato un'email a qualcun'altro che avrebbe poi dovuto agire in base a quell'email. La persona che avrebbe dovuto agire dice sempre di non aver mai ricevuto nulla... Devo scoprire se la prima persona ha effettivamente inviato il messaggio e se l'altra l'ha effettivamente ricevuto. Mi viene chiesto di farlo due o tre volte all'anno, per evitare che un problema diventi ancora più serio. Questo è uno dei vantaggi più importanti di (Archiver) per noi", ha detto Ciardi.