Stadtverwaltungen werden danach beurteilt, wie gut sie regieren, und die Beamten werden oft daran gemessen, wie reaktionsschnell und offen sie sind. Die Gemeinde Denville in New Jersey arbeitet ständig daran, für ihre 16.000 Bürger reaktionsschneller und hilfreicher zu sein. Selbst eine kleine Gemeinde wie Denville mit etwa 125 städtischen Angestellten muss einen sicheren Zugang zu ihrer Kommunikation gewährleisten, und eines der wichtigsten Elemente dabei ist die E-Mail.

Postarchivierung hilft der Gemeinde

"Wir stellen regelmäßig E-Mails im Rahmen von Anträgen auf Zugang zu öffentlichen Unterlagen zur Verfügung", erklärt John Ciardi, Facility Manager der Gemeinde.

Das bedeutet, dass alle Nachrichten sicher gespeichert und organisiert werden müssen, damit sie schnell und einfach abgerufen werden können. All dies wird heute von GFI Archiver® gewährleistet.

"Bei der Gemeinde Denville in New Jersey setzen wir GFI Archiver bereits seit 2009 ein. Die Software funktioniert immer einwandfrei, und bei Bedarf steht uns ein kompetenter technischer Support zur Verfügung", so Ciardi. "Wir haben uns auch andere Produkte angeschaut und keine kostengünstigere Möglichkeit gefunden, unsere E-Mails so effektiv zu archivieren wie GFI Archiver."

Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das nicht von der E-Mail-Archivierung profitieren könnte. Für andere gibt es einen echten und definierten Bedarf. Für die Gemeinde Denville gibt es eine absolute Notwendigkeit.

Die Gemeinde wird von einem Bürgermeister und dem Gemeinde-Rat geleitet, dessen sieben Mitglieder für vier Jahre gewählt werden. Als öffentliche Einrichtung gibt es Regeln, die eine offene und transparente Verwaltung gewährleisten. Eine dieser Regeln ist Open Pubic Records. Das bedeutet, dass alle E-Mails aufbewahrt werden müssen, damit sie bei Bedarf abgerufen werden können.

"Wir müssen unsere E-Mails archivieren, um dem New Jersey Open Public Records Act zu entsprechen", sagte Ciardi. "Das ist das, was uns am meisten Sorgen bereitet. Wir sagen ihnen, dass sie keine E-Mails löschen sollen, aber wir wissen nicht, ob sie es tun. Wenn sie sie (mit Archiver) nicht finden können, weiß ich wenigstens, dass ich eine Kopie habe.

Nach diesen Regeln muss die Gemeinde "alles aufbewahren, was eine Kommunikation zwischen einem Regierungsangestellten und einer außenstehenden Person ist - schriftliche und elektronische Aufzeichnungen - wir können nicht zwischen den beiden unterscheiden", fügte er hinzu.

Es gehen ständig Anfragen zu öffentlichen Unterlagen ein, meist von Anwälten oder anderen Streitparteien, und die Gemeinde muss darauf vorbereitet sein, diesen Anfragen nachzukommen.

"Vor kurzem gab es einen Fall mit einem großen Projekt, der irgendwann schief ging. Der eine sagt das eine, der andere das andere, und unser Mitarbeiter sagt: 'Das haben beide nicht gesagt. Wir mussten die E-Mails aller Beteiligten finden und sie den Anwälten übergeben, damit sie die Sache klären konnten", erklärte Ciardi.

Ein anderer Fall sind verärgerte Mitarbeiter, die entlassen wurden. "Ihre Anwälte versuchen zu behaupten, dass es E-Mails gab, in denen dies oder jenes stand - und die Anwälte verlangen E-Mails eines bestimmten Typs. Ich gehe ihre E-Mails ganz normal durch, aber ich kann nicht feststellen, ob etwas gelöscht wurde. Also schaue ich in Archiver nach und kann dann alles abrufen", so Ciardi.

Archiver ist von entscheidender Bedeutung bei der Lösung von Streitigkeiten, was eine seiner wichtigsten Eigenschaften ist.

"Ich habe jemanden, der mir sagt, dass er eine E-Mail an jemanden geschickt hat, der diese E-Mail bearbeiten sollte. Die Person, die handeln sollte, sagt: 'Ich habe diese E-Mail nie erhalten.' Sie müssen also herausfinden, ob die Person die E-Mail gesendet hat und ob die andere Person sie erhalten hat. Ich werde zwei- oder dreimal im Jahr darum gebeten - nur um zu verhindern, dass ein Problem eskaliert. Das ist für uns der wichtigste Nutzen von (Archiver)", so Ciardi.