11 gute Gründe für den Einsatz von GFI Archiver
Archivierung von E-Mails, Faxen und mehr
Verwalten Sie Ihre gesamte elektronische Kommunikationshistorie, indem Sie E-Mails, Dateien und Ordner sowie Kalendereinträge in einem zentralen Speicher archivieren. Alle digitalen Inhalte werden in ihrem ursprünglichen Format archiviert, und Sie können die Daten jederzeit durchsuchen und abrufen. Sie können auch Faxe und Textnachrichten im Archiv speichern, wenn Sie einen Fax-to-E-Mail-Dienst wie GFI FaxMaker verwenden. Sprachnachrichten können archiviert werden, wenn Ihr Unternehmen für den Empfang von Sprachnachrichten per E-Mail eingerichtet ist.
Erweiterte Suche
Mit der erweiterten Suchfunktion können Sie jede E-Mail schnell durchsuchen und abrufen. Mit GFI Archiver können Sie komplexe Suchregeln auf der Grundlage von Datum, Absender, Empfänger und Schlüsselwörtern erstellen. Außerdem steht Ihnen eine Schnellsuchoption zur Verfügung, die Ausschlussparameter wie "und" und "oder" für eine gezieltere Suche enthält. Sobald Sie ein archiviertes Objekt gefunden haben, können Sie es in Ihrer Mailbox wiederherstellen. Im Falle von Dateien können diese an einen bestimmten Ort heruntergeladen werden.
Fernzugriff auf archivierte Daten
GFI Archiver ermöglicht es Ihrem Unternehmen, von überall aus auf den E-Mail-Verlauf und geschäftskritische Dokumente zuzugreifen. Benutzer können das Archiv per E-Mail über ein beliebiges IMAP-fähiges Gerät wie ein iPhone, iPad oder Android-Gerät einsehen. Auch über eine Web-Schnittstelle können Benutzer auf ihre archivierten Dateien und den Dateiverlauf zugreifen.
Kalenderarchivierung und Suche
Mit GFI Archiver können Sie Kalendereinträge und Besprechungsinformationen speichern und verfolgen. Die Einträge sind in der Kalenderansicht sichtbar und können auch auf einem mobilen Gerät über den IMAP-Server abgerufen werden. Über eine einfache Suchfunktion können Sie nach Kalendereinträgen, Besprechungsanfragen und Besprechungsanhängen suchen.
Dateifreigabe und Versionierung
Mit dem Dateiarchivierungsassistenten können Benutzer an gemeinsam genutzten Dokumenten arbeiten, ohne auf den Dateispeicher eines Drittanbieters angewiesen zu sein. Die Funktion archiviert jede Datei-Änderung, die Benutzer speichern, und erstellt einen Dateiverlauf, der über die GFI Archiver-Benutzeroberfläche zugänglich ist. So können Benutzer ältere Versionen von Dateien abrufen oder Probleme lösen, wenn eine Datei von zwei oder mehr Personen gleichzeitig geändert wurde.
Compliance und eDiscovery
GFI Archiver archiviert Ihre digitale Kommunikation in einem sicheren, manipulationssicheren Speicher, um Sie bei der Einhaltung von Compliance-Standards zu unterstützen. Sie können Archivierungsregeln und Aufbewahrungsrichtlinien einrichten, um E-Mails zu kategorisieren und sicherzustellen, dass sie für die erforderlichen Zeiträume gespeichert werden. Die Lösung umfasst Audit-Trail-Funktionen zur Überwachung von Datenbank- und Benutzeraktivitäten. Bei eDiscovery oder Datenanfragen können Sie mit den Suchfunktionen die benötigten Daten schnell finden und abrufen.
Business Intelligence Berichte
GFI Archiver enthält Mail Insights, ein Reporting-Tool, das Daten und Geschäftsinformationen aus Ihrem E-Mail-Archiv extrahiert. Die Berichte reichen von inaktiven Konten und Datenlecks bis hin zu Benutzerverkehr und internen Spammern. Die Informationen helfen Ihnen, Einblicke in E-Mail-Nutzung und -Missbrauch, rechtliche Risiken, Produktivitätsprobleme, Trends und mehr zu gewinnen. Die PDF-Berichte können auf Anforderung oder nach Zeitplan erstellt und regelmäßig an Ihren Posteingang gesendet werden. Sehen Sie sich die vollständige Liste der Berichte an.
Flexible Archivierungsoptionen
GFI Archiver bietet flexible Archivierungsoptionen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Sie können die Journaling-Funktion nutzen, um die gesamte E-Mail-Kommunikation automatisch zu archivieren. Alternativ ermöglicht die regelbasierte Archivierung die Speicherung von Daten nach bestimmten Kriterien: Absender, Empfänger, Schlüsselwörter oder eine Kombination aus diesen drei Kriterien. Bei der manuellen Archivierung können Benutzer entscheiden, welche E-Mails sie archivieren möchten. Sie können eine einzelne E-Mail oder einen E-Mail-Ordner manuell aus Outlook heraus archivieren, indem Sie einen Outlook Connector verwenden.
Die Archivierung ist unabhängig davon möglich, ob Sie Microsoft Exchange oder andere E-Mail-Server wie GFI KerioConnect einsetzen. Die Lösung kann E-Mails von jedem Server abrufen, der IMAP und Active Directory unterstützt.
Effiziente, flexible Speicherung
Mit GFI Archiver können Sie den Rollover-Zeitraum für jeden Archivspeicher festlegen und bestimmen, wann ein Rollover auf einen neuen Speicher erfolgen soll. Außerdem lässt sich die Lösung je nach Bedarf skalieren. Mittelgroße Unternehmen mit geringem E-Mail-Volumen können SQL Express plus NTFS verwenden, um Lizenzkosten für SQL Server zu sparen. Größere Unternehmen können sich für die Speicherung ihres E-Mail-Archivs in SQL entscheiden. Wenn Sie Daten für fünf oder mehr Jahre archivieren möchten, können Sie einen Plan erstellen, der nur relevante Daten auf dem E-Mail-Server speichert. GFI Archiver speichert die historischen Daten und ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, ältere Daten zu entfernen und bei Bedarf wieder hinzuzufügen.
Verwaltungstools
GFI Archiver zeichnet sich durch einen optimierten Installationsprozess aus, bei dem das Microsoft Exchange Journaling und die Ordnersynchronisierung automatisch konfiguriert werden. Darüber hinaus unterstützt Sie ein Assistent nach der Installation bei der Konfiguration der richtigen Archivierungseinstellungen. Wenn Ihr Unternehmen virtualisierte Netzwerke nutzt, können Sie eine Reihe von GFI-Produkten installieren und integrieren. GFI Archiver unterstützt die gängigsten Virtualisierungstechnologien, darunter VMware, Microsoft Virtual Server und Hyper-V, und kann mit diesen eingesetzt werden.
Fax-Integration
Durch die Integration von GFI Archiver mit GFI FaxMaker können Sie nicht nur E-Mails, sondern auch Faxe und SMS-Mitteilungen archivieren. Durch die Archivierung von E-Mails, Faxen und Textnachrichten an einem sicheren, zentralen Speicherort wird sichergestellt, dass Ihre elektronische Kommunikation konsolidiert, zugänglich und einfach zu verwalten ist. GFI Archiver kennzeichnet von GFI FaxMaker verschickte E-Mail-fähige Faxe automatisch, um sie innerhalb des Archivs zu unterscheiden. Benutzer können benutzerdefinierte Suchen speziell für Faxinhalte erstellen.